Animalia ry:n tukijarekisterin tietosuojaseloste
Tukijoidemme luottamus on meille tärkeää. Suhtaudumme henkilötietojen käsittelyyn vakavasti. Olemme sitoutuneet käsittelemään tietojasi huolellisesti ja pitämään ne turvassa.
Suurin osa Animalialle kertyvistä henkilötiedoista liittyy lahjoittamiseen, jäsenyyteen ja vetoomusten allekirjoittamiseen. Olitpa sitten kuukausi- tai kertalahjoittaja, vuosijäsen tai testamenttilahjoituksen tekijä, tarvitsemme yhteystietojasi paitsi lahjoitusten käsittelyyn, myös lahjoituksen ja jäsenmaksun vaikutuksista ja Animalian työn tuloksista kertomiseen. Myös vetoomusten kohdalla tarvitsemme yhteystietosi sekä vetoomusta itseään varten että myös vetoomuksen etenemisestä kertomista varten.
Tämä on Animalia ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 23.5.2018.
Rekisterin nimi
Animalia ry:n tukijarekisteri.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Animalia ry (jäljempänä ”Yhdistys”)
Y-tunnus: 0224254-8
Osoite: Suvilahdenkatu 4, 00500 Helsinki
Puhelin: (09) 720 6590
Sähköposti: animalia(at)animalia.fi
Yhteyshenkilö: Jussi Koiranen
Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen kuukausilahjoittajiksi ilmoittautuneiden, Yhdistyksen toimintaan liittyvien vapaaehtoisten, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. (”Rekisteröity”).
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröidyn henkilötietojen ajantasainen hallinta, Yhdistyksen ja Rekisteröidyn välisen tukijasuhteen hallinta, hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen; markkinoinnin, suoramarkkinoinnin ja muun tarjonnan kohdistaminen; analysointi, palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja kehittäminen sekä kaikista edellä mainituista tiedottaminen. Tietoja voidaan käyttää myös Yhdistyksen omiin markkinatutkimuksiin tai muihin omiin tilastollisiin tutkimuksiin. Rekisteritietoja voidaan käyttää myös päättyneiden jäsenyyksien, lahjoittaja- ja vapaaehtoissuhteiden dokumentaation hallintaan henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa Yhdistyksen oikeutettuun etuun ja/tai Rekisteröidyn myöntämään suostumukseen (lahjoittajat, vapaaehtoiset).
Mahdollinen alaikäisten lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien, kuukausilahjoittajien ja vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tukijasuhteeseen liittyviä käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä käsitellään myös mahdollisia Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden julkisesti saatavilla olevia yhteystietoja sekä Yhdistyksen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
- Rekisteröidyn katuosoite, kotipaikka ja postinumero;
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
- Rekisteröidyn puhelinnumero;
- Rekisteröidyn syntymäaika;
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
- Rekisteröidyn jäsennumero;
- Rekisteröidyn jäsenlaji;
- Tukijahistoria ja Rekisteröidyn yhteydenotot;
- Rekisteröityä koskevat tarjous-, tilaus-, lahjoitus- ja sopimustiedot;
- Laskutusyhteystiedot ja laskutukseen liittyvät tiedot;
- Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot;
- Rekisteröidyn itsensä antamat tai muutoin Rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot;
- Rekisterin sisältämistä tiedoista koostetut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta relevantit Rekisteröityä koskevat tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään jäseneksi, lahjoittajaksi tai vapaaehtoiseksi liittymisen yhteydessä, mutta myös Yhdistyksen palveluita käytettäessä (esim. ostotapahtumat Yhdistyksen hallinnoimilla verkkoalustoilla), Yhdistyksen tapahtumien yhteydessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä tai rekisteröidyn suostumuksella (esim. evästeet), pankilta, Postin tiedotuspalvelusta, Valviralta, Fonectalta, sekä muista yhdistyksistä, seuroista tai organisaatioista.
Yhdistys huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tukijatietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Yhdistyksen henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin Yhdistyksen tukijatietoihin.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen tukijasuhteeseen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Järjestelmän tietoja, joista on poistettu yksilöidyt lahjoittaja- ja jäsentiedot, saatetaan luovuttaa Yhdistyksen kumppaneille sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterissä kuvattuja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia. Yksilöityjä tietoja jäsenyyksistä tai kuukausilahjoituksista (esim. laskutus- tai pankkiyhteystiedot) ei koskaan luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, eikä niitä säilytetä EU-alueen tai ETA:n ulkopuolella.
Yhdistys käyttää viestinnässään MailChimp-sähköpostipalvelua. MailChimp on yhdysvaltalaisen The Rocket Science Group -yhtiön palvelu, mikä tarkoittaa, että sitä käytettäessä joitain henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Yhdysvaltoihin siirrettävä tietosisältö sisältää henkilön etu- ja sukunimen, sähköpostiosoitteen, asuinpaikkakunnan sekä tiedon siitä Rekisteröidyn henkilön tukijasuhteen luonteesta. Rekisteröidyn tietoja siirretään MailChimp-palveluun ainoastaan, mikäli Rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiselle suoramarkkinoinnille.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröidyn tukijasuhde on aktiivinen.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).
Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Tukijasuhteen päätyttyä Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen. Yhdistys noudattaa lähtökohtaisesti enintään 36 kuukauden säilytysaikaa tukijasuhteen päättymisestä alkaen oikeutettuun etuun perustuen, pois lukien kuitenkin yllä mainitut Yhdistyksen oikeutettuun etuun, sovellettavaan lainsäädäntöön tai sopimusvelvoitteisiin liittyvät tilanteet, joiden kohdalla säilytysaika voi olla pidempi.
Rekisterin toimittaa ja henkilötietoja Yhdistyksen lukuun käsittelee Avoine oy (jäljempänä ”Toimittaja”). Mikäli Yhdistyksen ja Toimittajan välinen sopimus päättyy, Toimittaja on sitoutunut hävittämään turvallisesti Yhdistykseltä saamansa aineistot ja tiedot. Toimittaja hävittää varmuuskopioihin tallentuneet tiedot kulloinkin voimassa olevan varmuuskopioiden säilytysjakson päätyttyä osana omaa varmuuskopioiden hallintaprosessiaan. Toimittaja sitoutuu käsittelemään varmuuskopioihin tallentuneita asiakkaan tietoja luottamuksellisesti ja turvallisesti myös sopimuksen päättymisen jälkeen.
Profilointi
Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia ja rekisterin käyttötarkoituksen toteutumista toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena Rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja viestejä Yhdistyksen toiminnasta.
Profilointia tehdään asuinpaikkakunnan, jäsenyyden tyypin, lahjoittaja- tai vapaaehtoissuhteen sekä näiden yhdistelmien, tarjous-, tilaus-, lahjoitus- tai sopimustietojen, tukijahistorian sekä mahdollisten muiden Rekisteröidyn itsensä antamien tai muutoin Rekisteröidyn suostumuksella kerättyjen tietojen perusteella.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Yhdistys vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Jussi Koiraselle osoitteeseen jussi.koiranen@animalia.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Animalia ry
Jussi Koiranen
Suvilahdenkatu 4
00500 Helsinki
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.